Bagi sekolah yang telah mengandalkan solusi produktivitas SaaS selama bertahun-tahun, ini adalah momen penting untuk mengevaluasi kembali kebutuhan jangka panjang dan mencari alternatif yang menawarkan stabilitas, fleksibilitas, dan kontrol lebih baik. Saat adopsi cloud di dunia pendidikan semakin meluas, rencana produktivitas SaaS terus berkembang. Dengan Google Workspace for Education yang mengakhiri penyimpanan tak terbatas gratis pada 2022, serta pembaruan terbaru Microsoft pada layanan Microsoft 365 Education, institusi yang melayani ribuan staf dan siswa menghadapi dampak besar terhadap biaya dan sumber daya.
Bagaimana Perubahan Ini Mempengaruhi Institusi Pendidikan?
Pada Januari 2025, Microsoft akan melakukan perubahan signifikan pada rencana Microsoft 365 Education, termasuk:
- Menghapus Office 365 A1 Plus.
- Membatasi penyimpanan menjadi 100TB per tenant.
- Membatasi beberapa lisensi hanya untuk aplikasi berbasis web (tanpa versi desktop seperti Word, Excel, atau PowerPoint).
Perubahan ini dapat memaksa sekolah untuk beralih ke paket berbayar yang lebih mahal atau mengalokasikan ulang sumber daya untuk menjaga fungsionalitas, sehingga mendorong banyak institusi untuk mengevaluasi ulang ketergantungan mereka pada solusi SaaS. Transisi ke aplikasi produktivitas berbasis langganan menimbulkan tantangan di tiga area utama:
- Tekanan Biaya
Mengadopsi lisensi yang lebih mahal untuk memenuhi kebutuhan penyimpanan dan fungsionalitas awal menambah beban keuangan yang signifikan bagi banyak institusi. Ketidakpastian perubahan di masa depan dari penyedia SaaS juga menambah ketidakstabilan finansial, yang sering disertai biaya tambahan untuk downtime, migrasi, serta pelatihan ulang staf dan siswa.
- Kekhawatiran Privasi Data
Dengan hampir 80% institusi pendidikan menjadi target serangan siber setiap tahun, institusi pendidikan sangat rentan karena data sensitif yang mereka kelola seperti catatan siswa, informasi keuangan, dan penelitian. Ketergantungan pada penyimpanan cloud pihak ketiga meningkatkan risiko keamanan karena sekolah memiliki kontrol lebih sedikit atas bagaimana dan di mana data mereka disimpan.
- Tantangan Kepatuhan
Regulasi spesifik pendidikan seperti FERPA dan GDPR menetapkan persyaratan ketat untuk pengelolaan data pribadi. Institusi harus memastikan sistem mereka aman, privat, dan dapat diaudit—standar yang mungkin sulit dipenuhi oleh solusi produktivitas publik.
Solusi Synology Office Suite yang Dirancang untuk Pendidikan
Sebagai respons terhadap perubahan ini, institusi yang mencari stabilitas jangka panjang dapat beralih ke suite produktivitas berbasis lokal seperti Synology Office Suite. Solusi on-premise ini menawarkan fleksibilitas penyimpanan, kontrol data, privasi, dan stabilitas biaya yang lebih besar, membantu institusi mematuhi regulasi.
Synology Office Suite adalah platform lengkap dan mudah digunakan dengan alat seperti Drive, Office, MailPlus, Chat, Calendar, Contacts, dan Note Station, memudahkan staf dan siswa untuk memulai.
- Siswa dapat mengakses materi pembelajaran dan aplikasi dari mana saja menggunakan laptop, tablet, atau smartphone melalui Synology Drive.
- Pendidik dapat dengan mudah berbagi file kursus dan mengelola tugas.
- Siswa juga dapat berkolaborasi secara real-time menggunakan Synology Document, Spreadsheet, dan Slides, serta berkomunikasi melalui Synology Chat.
5 Cara Synology Membantu Institusi Pendidikan
- Penyimpanan yang Dapat Diskalakan
Synology memungkinkan sekolah menyesuaikan penyimpanan sesuai kebutuhan. Ketika permintaan penyimpanan meningkat, institusi dapat dengan mudah memperluas dan menyesuaikan kapasitas, menjadikannya solusi yang fleksibel dan tahan lama. - Efisiensi Biaya dan Stabilitas
Dengan menghilangkan biaya langganan berulang dan meminimalkan risiko perubahan mendadak dari penyedia layanan, Synology menawarkan alternatif yang stabil dan andal. Sekolah hanya perlu membayar sekali untuk akses penuh ke suite produktivitas lengkap, memberikan nilai jangka panjang dan kontrol terhadap pengeluaran.
- Alat Kolaborasi Terintegrasi
Alat kolaborasi seperti Drive, MailPlus, Chat, dan Calendar sudah termasuk dalam Synology Office Suite, memungkinkan staf dan siswa bekerja bersama secara real-time.
- Keamanan Data dan Privasi Lanjutan
Solusi lokal Synology memastikan kepemilikan dan kontrol data penuh, meminimalkan risiko pelanggaran atau downtime layanan. Fitur seperti enkripsi data dan autentikasi multi-faktor membantu melindungi data sensitif seperti penelitian atau informasi pribadi siswa dan staf.
- Manajemen dan Pemeliharaan yang Mudah
Dengan antarmuka yang mirip dengan solusi produktivitas utama, Synology memastikan transisi yang mudah bagi pengguna. Administrator dapat mengelola perangkat, pengguna, dan kebijakan keamanan dengan efisien melalui konsol terpusat seperti Synology Drive Admin Console dan Synology MailPlus Server.
Membangun Infrastruktur yang Tangguh untuk Masa Depan
Perubahan pada rencana SaaS mungkin mengganggu operasional institusi pendidikan, tetapi juga memberikan peluang untuk mengevaluasi ulang sistem yang ada dan mempertimbangkan alternatif yang lebih andal, aman, dan fleksibel.
Synology Office Suite menawarkan solusi yang terjangkau dan andal untuk memenuhi kebutuhan ini, memungkinkan sekolah tetap produktif tanpa kehilangan kontrol atau melebihi anggaran.